CCAD - Comissão Central de Avaliação de Documentos
1º semestre de 2010

A Comissão Central de Avaliação de Documentos realizou no período diversas reuniões e contatos para orientação, discussão, avaliação e deliberação das propostas de gestão documental e tabelas de temporalidade das Secretarias de Segurança Urbana, Habitação, Transportes, Saúde, Infra-Estrutura Urbana e IPREM - Instituto de Previdência Social.

Em fevereiro a CCAD manifestou-se favorável ao pedido do Departamento de Operações do Sistema Viário – DSV, da Secretaria Municipal de Transportes, quanto ao descarte de talonários de autos de infração de trânsito não utilizados em virtude da portaria Denatran nº 59/07 que alterou o modelo do referido tipo documental.

Em reunião de 08 de março, o servidor Francisco Santana do gabinete da Secretaria de Infra-Estrutura Urbana, solicitou orientação quanto ao destino de parte da biblioteca daquela secretaria que terá seu espaço físico reduzido. O setor abriga volumes de publicações diversas, exemplares do Diário Oficial do município, plantas e mapas da cidade e uma coleção da revista Construção, especializada em arquitetura e engenharia. A CCAD orientou que se realize um levantamento da demanda atual da biblioteca, identificando os acervos mais consultados, que se contate a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos da secretaria para avaliar a documentação, determinar seu destino e prazo de guarda, e sugeriu a elaboração de uma listagem com publicações que possam ser oferecidas ou doadas a outras bibliotecas e instituições interessadas.

Ainda em março, a CCAD reuniu-se para dar continuidade às análises das propostas apresentadas pelo grupo de trabalho responsável pela organização do acervo documental de caráter permanente do antigo DEIC – Divisão de Informática, Estatística e Comunicação, que reúne a documentação operacional da Guarda Civil Metropolitana, órgão da Secretaria Municipal de Segurança Urbana. Em resposta à solicitação daquele grupo, a CCAD ponderou que não existe amparo legal quanto à digitalização de documentos, observando que entre os arquivistas e estudiosos, a digitalização é um meio utilizado para proporcionar agilidade na busca das informações dos documentos e que é um poderoso aliado em relação à conservação e preservação de originais, uma vez que o sistema possibilita ao consulente/leitor visualizar amplamente o documento, sem necessidade de seu manuseio. A CCAD alertou, contudo, que a digitalização não permite a eliminação dos originais permanentes, em função das garantias de segurança que o meio digital oferece na questão de preservação.

Na mesma ocasião, a CCAD manifestou-se, também, quanto às alterações propostas pelo IPREM na sua Tabela de Temporalidade, orientando aquela autarquia a aguardar a publicação da tabela da Secretaria Municipal de Modernização, Gestão e Desburocratização, uma vez que a tabela apresentada por IPREM arrola séries documentais relativas à gestão de pessoas e somente seis das séries da tabela são pertinentes à pensão, de competência exclusiva do IPREM.

Em 07/06/2010, a CCAD reuniu-se com representantes da COHAB – Companhia Metropolitana de Habitação de São Paulo prestando orientações quanto à gestão documental daquela empresa.

Ao longo do primeiro semestre de 2010, a CCAD prestou uma série de orientações à Secretaria Municipal de Saúde.

Em 31/03/2010, a CCAD visitou o edifício sede da Subprefeitura de Campo Limpo, localizado à Rua Nossa Senhora do Bom Conselho, nº 59 sinistrado por incêndio de grandes proporções na madrugada de 06/02/2010. A visita teve como objetivo avaliar a situação de um lote de documentos da Supervisão de Vigilância Sanitária das Unidades Básicas de Saúde do Capão Redondo, Jardim Macedônia e Vila Prel, atingidos pela água utilizada no combate ao incêndio e depois atacado por insetos e roedores. A CCAD orientou os responsáveis a realizar um inventário do material contaminado, relacionando os tipos documentais, datas-limite e local de origem dos documentos. No caso de eliminação de documentos, publicação em DOC de ato administrativo contendo o inventário da documentação com justificativa do descarte, além da lavratura de ata registrando a eliminação e no caso de preservação, contratação de serviço especializado em conservação de documentos em papel.

Em junho, a CCAD participou de reunião no CEInfo – Coordenação de Epidemiologia e Informação da Secretaria Municipal de Saúde, interessado em resgatar a memória daquele órgão através do recolhimento de suas diversas publicações produzidas ao longo dos anos. A CCAD orientou os técnicos da secretaria quanto aos procedimentos para a implantação de um sistema de gestão documental, a partir da reativação de CSA – Comissão Setorial de Avaliação de Documentos da Saúde.

A CCAD informa com profunda tristeza e consternação o falecimento, em 04/06/2010, de Cleide de Andrade, diretora do Arquivo Municipal de Processos e membro da Comissão Central de Avaliação de Documentos, desde sua criação, na década de 1990. Criteriosa e equilibrada, suas ponderações eram baseadas no profundo conhecimento que tinha da administração pública municipal, aliadas à sua experiência e habilidade na organização de documentos. Sua alegria, jovialidade e bom humor eram marcantes, o que tornava nossas reuniões e encontros muito prazerosos e produtivos.