CCAD - Comissão Central de Avaliação de Documentos

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2013: dezembro




A Comissão Central de Avaliação de Documentos de SEMPLA reuniu-se em 16 de dezembro com membros da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos da CET – Companhia de Engenharia de Tráfego.

O coordenador da CSA, Sr. Osmar Ghetti, comunicou que está em andamento na CET um plano de trabalho voltado à gestão documental do acervo da empresa, iniciado e interrompido em gestões anteriores. Foi levantada a questão quanto à legalidade da contratação de empresas terceirizadas de gestão e guarda de acervos. Até o momento não está regulamentada a guarda de acervos públicos por empresas terceirizadas. Observou-se quanto a possibilidade da própria CET investir na criação de um centro de documentação, local que reuniria o acervo de guarda permanente da empresa, constituindo-se num centro de referência técnica para seus gestores e público interessados.

Nessa ocasião foi discutida a inclusão de documentos digitais nas tabelas de temporalidade, com previsão de guarda e destinação. A CCAD informou que, em breve, será publicada instrução normativa, com definição de documentos eletrônicos e orientação quanto aos procedimentos de guarda desse acervo. A referida instrução encontra-se em fase final de redação pelo assistente jurídico do AHSP.

Na seqüência, abordou-se a questão da guarda de documentos de áudio e imagem, como as câmeras de registro de imagens espalhadas na cidade e as fitas de áudio com gravações de reclamações de usuários e munícipes. O tema foi amplamente discutido porque esses documentos podem constituir prova jurídica numa disputa em Tribunal, dependendo da opinião do juiz. Foi apontado que tais documentos não integram a atividade fim da CET, mas a atividade meio da empresa. Desse modo, após cumprirem um prazo de guarda temporário poderão ser eliminados. Outras tipologias analisadas, como os boletins de atividades de campo, são considerados documentos integrantes da atividade fim da CET e, portanto, de guarda permanente porque refletem a atividade principal da empresa.

A CSA solicitou também orientações quanto ao descarte de documentos digitalizados e/ou microfilmados, sendo alertada a observar a legislação em vigor que desautoriza a eliminação de originais e que a microfilmagem e digitalização apenas facilitam o acesso às informações, contribuindo para a preservação dos documentos originais.